Workspace 4.0 – Roombooking als SaaS Lösung

Software as a Service (SaaS) ist ein relativ neuartiges Konzept, das es Unternehmen ermöglicht, schnell und unkompliziert Technologiedienstleistungen in den Arbeitsalltag zu integrieren. Es macht im Wesentlichen die Investitionen in die Infrastruktur überflüssig, da SaaS Lösungen in der Regel abonnementbasierte Dienste sind die durch den Dienstleister gehostet werden.

Infolgedessen ist der Dienstanbieter für die Entwicklung und Wartung der erforderlichen Infrastruktur verantwortlich. Heutzutage nutzen viele Unternehmen, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen, SaaS für CRM, ERP aber auch zur Optimierung von Prozessen der Arbeitsorganisation, wie etwa die Integration von Raumbuchungssystemen.

Ohne Raumbuchungssystem endet die Organisation von Meetings und die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen oftmals im Chaos. Selbst bei akribischer Planung kommt es nicht selten vor, dass ein Raum für eine bestimmte Besprechung überhaupt nicht gebucht wird oder zwei verschiedene Besprechungen im Zeitfenster geplant werden. In Anbetracht des Einzugs neuer Arbeitsweisen, bei denen das Office primär als Ort für Meeting und Networking dient, sollte dieser Komponenten der Raumorganisation einwandfrei funktionieren.

Die Herausforderungen bei der Raumbuchung sind nicht auf die Verfügbarkeit des Meetingrooms oder Projektfläche beschränkt. Sie erstrecken sich auch auf die Anforderungen des Raumes.  Beispielsweise kann es bei einer bestimmten Besprechung erforderlich sein, dass ein Beamer oder Whiteboard im Raum verfügbar ist. Wenn dies zum Zeitpunkt der Raumbuchung nicht bestellt werden konnte, führt dies zu unnötigen Verzögerungen. Ebenso kann es aufgrund eines Fehlers einige Zeit dauern, bis ein alternativer Raum gebucht werden kann, wenn sich der gebuchte Raum als zu klein erweist, um alle Sitzungsteilnehmer unterzubringen, und die Besprechungsteilnehmer umziehen müssen. Der potentielle Reputationsschaden, wenn auch nur für das eine Meeting, sei hier gar nicht weiter erwähnt.

Die vorab beschriebenen Schwierigkeiten können durch die Verwendung eines SaaS-basierten Raumbuchungssystems vermieden werden. Wir würden die Vorteile von SaaS bei der Raumbuchung durch zwei reale Raumbuchungs-SaaS, d.h. Robin und Roomzilla, veranschaulichen.

Roomzilla löst die Probleme der Raumbuchung mit einer Reihe von innovativen Funktionen.  Wenn beispielsweise ein Raum einmal als Ressource innerhalb des Systems angelegt wurde, können ihm mit wenigen Klicks die notwendigen Annehmlichkeiten und Ausstattungen hinzugefügt werden. Darüber hinaus ist es mit einer Suchmaschine ausgestattet, die einen verfügbaren Raum entsprechend den bei der Suche angewandten Filtern finden kann. Roomzilla nutzt die Ressourcen optimal durch sein Check-in-System, das unbenutzte Zimmerbuchungen verhindert.

In ähnlicher Weise verfügt auch Robin über verschiedene Qualitäten, die den Prozess der Zimmerbuchung vereinfachen. Seine umfangreiche Datenanalyse ermöglicht es uns, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dazu können die optimale Nutzung von Büroräumen und die Auswahl von Räumen gehören, die der Art der Arbeit am besten entsprechen. In der Tat ist Robin klug genug, um die Qualitäten des Raumes zu beurteilen und Vorschläge für seine Nutzung zu machen. Wenn beispielsweise der ursprünglich für Vorstellungsgespräche ausgewählte Raum bereits gebucht ist, würde Robin einen anderen Raum vorschlagen, der für den gleichen Zweck geeignet ist.

Darüber bieten auch eine Vielzahl anderer Anbieter ähnliche Lösungen. Entscheidender Vorteil! Auf Grund des Abo-Modells sind die Lösungen meist kurzfristig und ohne großen administrativen Aufwand wieder kündbar.