Ready to huddle?

Sicherlich gehört das Praktizieren von Distanzierung und Selbstisolierung zu den absoluten Trends im Jahr 2020. Nahezu jeder, dessen Berufsbild es gestattet und der in den eigenen vier Wänden über die entsprechende Infrastruktur verfügt verlagert einen Großteil seines Arbeitsalltags in das Homeoffice.

Diese Entwicklung zwingt Unternehmen, die langjährig bewährten Methoden der Zusammenarbeit zu überdenken und insbesondere das Thema kooperatives Arbeiten neu aufzusetzen. Ansätze für solch ein Change Management sind als Konzept in vielen Unternehmen bereits vorhanden. Doch war der Zwang Konzepte in konkreten Implementierungen aufgehen zu lassen noch nie so groß wie heute. Lassen Sie uns einige Entwicklungen untersuchen, die das Meeting der Zukunft nach Zoom Videokonferenz und Skype definieren könnten.

Orientiert man sich an Trendforschung und den Veröffentlichungen großen Beratungshäusern wird das Büro der Zukunft in erster Linie ein Ort für Netzwerken und Ideenaustausch sein. Präsenzzeit im Unternehmen gilt es produktiv zu nutzen. „Quiet Work“ wird am heimischen Schreibtisch geleistet.

Dieses Hybridmodell hat bereits im Zuge der aktuellen COVID-19-Pandemie an Popularität gewonnen. Da der Mensch ein soziales Wesen ist und soziale Interaktion nahezu jedem Unternehmenserfolg zugrunde liegt, sind viele der Meinung, dass die Kombination aus Heimarbeit und Arbeit im Büro der Weg in die Zukunft ist. Bei diesem Modell werden wie Laptops und Smartphones sowie Videokonferenzsoftware eingesetzt um zu interagieren. Auf diese Weise können alltägliche Arbeiten und Besprechungen aus der Ferne erledigt und bei Bedarf physische Besuche im Büro durchgeführt werden. Mit anderen Worten, der Besprechungsraum wird zu einem Teil unseres Zuhauses. Es gibt einige Vorbehalte gegenüber dem Hybridmodell. Die meisten davon beziehen sich auf eine ungesunde Work-Life-Balance und die Diskriminierung von Randgruppen, etwa Mitarbeiter ohne adäquaten Internetzugriff.

Kleine und informelle Besprechungsräum, im Jargon der Planer Huddle Rooms genannt können hier verstärkt zum Einsatz kommen. Sie sind im nicht allzu groß und haben eine lockere Sitzordnung. Auch der Bedarf an Kommunikationsgeräten ist minimal. In den meisten Fällen reicht ein einziger Bildschirm oder ein Whiteboard aus, da Smartphones und Laptops als primäre Kommunikationsquelle für den modernen Arbeitnehmer dienen.

Da die Anzahl an Endgeräten je Mitarbeiter in den meisten Unternehmen zunimmt sind einheitliche Kommunikationssysteme unerlässlich. Besprechungs- und Konferenzraum benötigen die notwendige UCaaS-Ausrüstung und Software die sicherstellt, dass Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort aus Besprechungen ergänzen können. Der Betrieb der Unified Communication Produkte in einer Cloud Infrastruktur stellt hierbei sicher, dass einheitliche und kompatible Software eingesetzt wird. Nur so wird der Workspace 4.0 zum ganzheitlichen Konzept.

Die bisher diskutierten Modelle und Methoden sind zwischenzeitlich absolut praxisnah, allerdings sind Konzept die die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI), erweiterter Realität (AR) und virtueller Realität (VR) für die kognitive Zusammenarbeit beinhalten noch weit davon entfernt, zur Norm zu werden. Die Mehrwerte solcher Lösungen sind gigantisch, da KI, AR und VR den Austausch von Ideen wie nie zuvor erleichtern würden. Visualisierungen in VR und AR würden eine vertiefte Erklärung von Konzepten ermöglichen, die in der Vergangenheit vielleicht nicht möglich gewesen wären. Darüber hinaus kann VR denjenigen, die sich an entfernten Orten befinden helfen an Meetings teilzunehmen, indem sie in virtuellen Konferenzräumen platziert werden, so dass die Erfahrung nahe an einem tatsächlichen Konferenztreffen liegt. Die dafür erforderliche Ausrüstung mag im Moment teuer sein, aber sie könnte das Meeting der Zukunft nachhaltig revolutionieren.